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Datenschutzerklärung

gemäß Art. 13, 14 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) · Stand: 29.10.2026

1. Verantwortlicher

check·in one (ein Produkt von check·in – Die Hotelberater) | Sven Hirschel, Hansastraße 16, 01097 Dresden, Deutschland. Telefon: +49 351 27181309, E-Mail: info@checkin-hotelberater.de.

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer:innen grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung der Nutzer:innen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), zur Erfüllung eines Vertrags bzw. vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) oder auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), sofern keine anderen Rechtsgrundlagen einschlägig sind.

3. Bereitstellung der Website / Server-Logfiles

Beim Aufruf unserer Website erhebt unser Hosting-Anbieter automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles, die Ihr Browser automatisch übermittelt. Dies sind:

  • IP-Adresse (ggf. gekürzt/anonymisiert)
  • Datum und Uhrzeit der Anfrage
  • Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem
  • Referrer-URL, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge

Diese Daten werden verarbeitet, um die technische Funktionsfähigkeit, Stabilität und Sicherheit der Website zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse). Sie werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und nach Zweckerfüllung, spätestens nach 28 Tagen, gelöscht.

Hosting

Diese Website wird bei all-inkl.de gehostet. Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO, der mit Bestellung des Hosting-Pakets zustande gekommen ist und sicherstellt, dass personenbezogene Daten nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet werden.

Schriftarten

Diese Website bindet die Schriftarten Poppins und Inter lokal ein (kein Nachladen von Google-Fonts-Servern). Beim Aufruf der Website findet dadurch keine Verbindung zu Servern von Google statt.

4. Cookies

Unsere Website verwendet, soweit technisch nicht zwingend erforderlich, Cookies nur nach Ihrer Einwilligung. Welche Cookies konkret eingesetzt werden, in welche Kategorien sie fallen und wie Sie Ihre Einwilligung verwalten oder widerrufen können, ist ausführlich in unserer Cookie-Übersicht beschrieben, die über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer jederzeit einsehbar und anpassbar ist.

Zur Verwaltung der eingesetzten Cookies und ähnlichen Technologien und der diesbezüglichen Einwilligungen setzen wir das Consent-Tool „Real Cookie Banner“ ein. Rechtsgrundlagen hierfür sind Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Verwaltung der Einwilligungen). Details zur Funktionsweise finden Sie unter devowl.io/de/rcb/datenverarbeitung.

5. Kontaktaufnahme (Rückruf-Formular, E-Mail, Telefon)

Wenn Sie uns über das Rückruf-Formular, per E-Mail oder Telefon kontaktieren, werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (Name, Telefonnummer bzw. E-Mail-Adresse, ggf. weitere Angaben) zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert.

Datenart Zweck Rechtsgrundlage Speicherdauer
Name, Telefon bzw. E-Mail Bearbeitung der Anfrage, Vertragsanbahnung Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO Löschung nach abschließender Bearbeitung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen

Das Rückruf-Formular wird technisch direkt über diese Website versendet (kein externer Formular-Dienst). Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter, mit Ausnahme technischer Dienstleister, die wir zum Betrieb dieser Website und unserer Kommunikationswege einsetzen (z. B. E-Mail-Provider, Hosting).

6. Newsletter

Auf unserer Website können Sie einen kostenlosen Newsletter abonnieren. Erforderlich ist dafür nur Ihre E-Mail-Adresse. Anrede, Vor- und Nachname sind freiwillige Angaben und dienen ausschließlich der persönlichen Anrede.

Für die Anmeldung verwenden wir das Double-Opt-In-Verfahren: Nach Ihrer Anmeldung erhalten Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn Sie diesen Link anklicken, nehmen wir Ihre Adresse in den Verteiler auf. So ist sichergestellt, dass niemand eine fremde Adresse anmeldet, und wir können Ihre Einwilligung nachweisen. Bestätigen Sie nicht, versenden wir keinen Newsletter an diese Adresse.

Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse; freiwillig Anrede, Vor- und Nachname; der Wortlaut der Einwilligungserklärung, die Sie bestätigt haben; die Seite, über die die Anmeldung erfolgte; sowie Datum, Uhrzeit und IP-Adresse von Anmeldung und Bestätigung. Zweck: Zusendung des Newsletters sowie Nachweis der erteilten Einwilligung. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; die Protokollierung von Zeitpunkt und IP-Adresse beruht zusätzlich auf unserem berechtigten Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, die Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 1 DSGVO nachweisen zu können.

Speicherdauer: Ihre Daten bleiben gespeichert, solange das Abonnement besteht. Melden Sie sich ab, bewahren wir Ihre E-Mail-Adresse in einer Sperrliste auf, damit sie nicht versehentlich erneut angeschrieben wird. Die Protokolldaten zur Einwilligung bewahren wir bis zum Ablauf möglicher Ansprüche auf, in der Regel drei Jahre nach Ende des Jahres, in dem das Abonnement endete.

Widerruf: Sie können den Newsletter jederzeit abbestellen und damit Ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Dafür genügt ein Klick auf den Abmeldelink am Ende jeder Newsletter-E-Mail; ebenso reicht eine kurze Nachricht an info@checkin-hotelberater.de. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Empfänger: Verteiler und Versand laufen über unser eigenes, passwortgeschütztes Verwaltungssystem unter crm.wort-textur.de und über die E-Mail-Postfächer unseres Hosting-Anbieters all-inkl.de, mit dem ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht. Einen externen Newsletter-Dienstleister setzen wir nicht ein. Eine Weitergabe Ihrer Adresse an Dritte zu Werbezwecken findet nicht statt.

Keine Erfolgsmessung: Unsere Newsletter enthalten keine Zählpixel und keine umgeschriebenen Links. Wir erfassen also nicht, ob und wann Sie eine E-Mail geöffnet oder einen Link darin angeklickt haben.

7. Checklisten und andere Dokumente zum Download

Auf unserer Website können Sie kostenlose Checklisten anfordern. Dafür benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse; Vor- und Nachname sind freiwillige Angaben. Sie erhalten eine E-Mail mit einem Abruflink, über den Sie das Dokument herunterladen können. Diesen Umweg gehen wir, damit niemand eine fremde Adresse eintragen kann.

Verarbeitete Daten: E-Mail-Adresse; freiwillig Vor- und Nachname; das angeforderte Dokument; die Seite, über die die Anforderung erfolgte; sowie Datum, Uhrzeit und IP-Adresse von Anforderung und Abruf. Zweck: Zusendung des angeforderten Dokuments und Nachweis darüber. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage) sowie unser berechtigtes Interesse an der Nachvollziehbarkeit der Zusendung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Speicherdauer: zwölf Monate nach der Anforderung; danach werden die Daten automatisch gelöscht.

Der Download hängt nicht am Newsletter. Sie können beim Anfordern zusätzlich und freiwillig den Newsletter auswählen; tun Sie das nicht, erhalten Sie ausschließlich das angeforderte Dokument und keine weiteren E-Mails. Wählen Sie den Newsletter aus, gilt dafür der vorstehende Abschnitt, und Ihr Klick auf den Abruflink bestätigt zugleich diese Anmeldung – worauf wir Sie in der E-Mail ausdrücklich hinweisen.

Verteiler, Versand und Ablage laufen über unser eigenes, passwortgeschütztes Verwaltungssystem unter crm.wort-textur.de und über die E-Mail-Postfächer unseres Hosting-Anbieters all-inkl.de. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

8. Ansprache von Beherbergungsbetrieben per Brief

Wir schreiben Pensionen, Gästehäuser und Ferienunterkünfte gelegentlich per Brief an, um auf unsere Leistungen aufmerksam zu machen. Die Empfänger wählen wir vorher gezielt aus: Wir sehen uns ihren öffentlichen Auftritt an und schreiben nur dort, wo unser Angebot erkennbar passt.

Herkunft der Daten: öffentlich zugängliche Quellen, insbesondere die Website und das Impressum des Betriebs, das Google-Unternehmensprofil sowie Gastgeber- und Branchenverzeichnisse. Für die Suche nach passenden Empfängern nutzen wir einen KI-gestützten Recherchedienst. Jedes Ergebnis prüfen wir persönlich, bevor wir jemanden anschreiben.

Verarbeitete Daten: Name des Betriebs, Name von Inhaber:in oder Ansprechpartner:in, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Website, soweit öffentlich angegeben; unsere Notizen zum öffentlichen Auftritt (zum Beispiel, ob eine Online-Buchung möglich ist); Datum und Inhalt unserer Schreiben. Zweck: Direktwerbung für unsere eigenen Leistungen per Post. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an Direktwerbung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit Erwägungsgrund 47 DSGVO). Werbung per E-Mail oder Telefon versenden wir auf dieser Grundlage nicht.

Empfänger: Die Daten liegen in unserem eigenen, passwortgeschützten Verwaltungssystem unter crm.wort-textur.de beim Hosting-Anbieter all-inkl.de, mit dem ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO besteht. Die KI-gestützte Recherche läuft über Dienste der Anthropic PBC (San Francisco, USA); die Übermittlung in die USA stützt sich auf die EU-Standardvertragsklauseln. Eine Weitergabe an Dritte zu deren Werbezwecken findet nicht statt.

Speicherdauer: Kommt kein Kontakt zustande, löschen wir die Daten spätestens 24 Monate nach unserem letzten Schreiben. Wen wir nach der Recherche nicht anschreiben, dessen Daten löschen wir spätestens 24 Monate nach der Recherche. Entsteht aus unserem Schreiben eine Anfrage oder ein Auftrag, gelten die Ziffern 5 und 11.

Ihr Widerspruchsrecht: Sie können der Verwendung Ihrer Daten für Werbung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO), per E-Mail an info@checkin-hotelberater.de, telefonisch unter +49 351 27181309 oder per Post. Danach verwenden wir Ihre Daten nicht mehr für Werbung. Name und Anschrift behalten wir lediglich in einer Sperrliste, damit wir Sie nicht versehentlich erneut anschreiben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

9. Terminbuchung (Cal.com)

Zur Online-Terminbuchung für das Erstgespräch verlinken wir auf das Buchungstool Cal.com (Cal.com, Inc.). Erst wenn Sie diesen Link aktiv anklicken, verlassen Sie unsere Website und gelangen zur Terminbuchung von Cal.com; die dortige Verarbeitung Ihrer Daten (Name, E-Mail-Adresse, gewünschter Termin) unterliegt der Datenschutzerklärung von Cal.com. Rechtsgrundlage für die Bereitstellung des Links ist unser berechtigtes Interesse an einer unkomplizierten Terminvereinbarung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

10. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Im Rahmen der oben beschriebenen Verarbeitungen können folgende Kategorien von Empfängern Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten: Hosting-Anbieter (all-inkl.de), E-Mail-Provider, Cal.com (Terminbuchung), Anthropic PBC als Anbieter des KI-gestützten Recherchedienstes (siehe Ziffer 8) sowie, sofern eingesetzt, der Anbieter des Cookie-Consent-Tools. Mit allen Dienstleistern, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten, bestehen bzw. werden Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

11. Speicherdauer

Sofern in dieser Erklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, werden personenbezogene Daten bei uns gelöscht, sobald der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen von in der Regel 6 bzw. 10 Jahren für geschäftliche Korrespondenz und Buchungsbelege) entgegenstehen.

12. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben jederzeit das Recht auf:

  • Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten bei uns (Art. 21 DSGVO)
  • Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

13. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Zuständig ist in der Regel die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes unseres Geschäftssitzes:

Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte
Maternistraße 17
01067 Dresden
Telefon: +49 351 85471-101